Datenschutz bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen: Sind denn meine Daten als Teilnehmer:in sicher anonym?

Beitrag von Sebastian Roth und Monika Förtschbeck, 15.04.2022

Bei Mitarbeitendenbefragungen ist die Rücklaufquote ein wesentliches Maß, um ein aussagekräftiges Bild vom Zustand der Organisation und ihrer Mitglieder zu erhalten. Für einen zufriedenstellenden Rücklauf müssen Mitarbeiter:innen sich ihrer anonymen Teilnahme sicher sein können.

Für einen hohen Rücklauf und eine entsprechend hohe Datenqualität muss die interne Kommunikation drei Ziele erreichen:

Das Anliegen, das mit der Befragung erreicht werden soll, wurde transparent gemacht
Der Prozess, der nach der Datenerhebung folgt, motiviert zur Teilnahme an der Befragung
Anonymität der Teilnehmenden wird nachvollziehbar zugesichert

Neben der Erfragung von Ressourcen in der Arbeit geht es schließlich um sensible Themen, die mit Unzufriedenheit und Demotivation verbunden sind. Vor allem hierfür braucht es für die Mitarbeiter:innen einen sicheren Raum, der einlädt, sich zu öffnen – ohne drohende Konsequenzen.

Keine Rückverfolgbarkeit der einzelnen Antworten auf einzelne Personen

Dafür ist absolut notwendig, dass die Ergebnisse nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können. Es gibt einige Anbieter, die sehr hohe Standards an Datensicherheit und an Datenschutz setzen. Da ist zum Beispiel für jede:n klar, auf welchen Servern anonymen Daten liegen und wer darauf Zugriff hat. Und es ist auch klar, dass einzelnen Antworten nicht auf IP-Adressen oder einzelne Computer zurückverfolgt werden können, von denen aus der Fragebogen bearbeitet wird. Hier muss klar werden: Das wird nicht gespeichert! Weder wir noch die Unternehmen, von denen die Befragung beauftragt wird, hätten einen Mehrwert, wenn wir das wüssten.

Es sind keine Einzelauswertungen möglich

Das bedeutet auch: Einzelauswertungen sind technisch überhaupt nicht möglich. Wenn also eine Führungskraft neugierig ist und verlangt, “ich lasse mir jetzt das Ergebnis von Mitarbeiter XY anzeigen“, geht das nicht. Ergebnisse werden nur gruppenbezogen ausgewertet, also zum Beispiel über eine Abteilung oder ein Team hinweg. Und selbst da gibt es noch Grenzen: Eine gewisse Zahl an Mitarbeitern muss erreicht sein, um sich überhaupt ein Ergebnis anzeigen zu lassen. Bei manchen Fragebögen liegt die Grenze bei 5 Mitarbeitenden, bei manchen ist die Grenze bei 7.

Durch die Kombination der beiden Faktoren „keine Rückverfolgbarkeit einzelner Rückläufer“ und „keine Auswertung von Einzelantworten“ ist ein sehr hoher Schutz der persönlichen Daten gegeben.

Sebastian Roth

ist Psychologe mit Schwerpunkt Arbeits- und Organisationspsychologie und Berater für gesundheitsorientierte Organisationsentwicklung. Er ist überzeugt davon, dass die Organisationen, die den Menschen ins Zentrum setzen, die erfolgreichen sind.